RECURSOS
Vivimos en una sociedad en la que podemos acceder prácticamente a todo gracias a un simple “click”. Los eventos han visto en la tecnología un pilar esencial para su desarrollo y han incrementado su utilización dando lugar a avanzadas aplicaciones ideales para su organización.
Este proceso imparable ha originado la creación de numerosas apps que han apostado por el sector de los eventos facilitando, en gran medida, la preparación previa, durante y posterior al acontecimiento. Algunas de las aplicaciones que debes de tener en cuenta de cara a la planificación del evento son las siguientes:
Countdown Star
El californiano Joe Merrill creó en 2012 la primera versión de esta app basada, principalmente, en la gestión y la anticipación de nuestro evento. Joe supo identificar la emoción que sentimos las personas hacia las conocidas “cuentas atrás”. Fue este el motivo principal, generar entusiasmo en torno al evento, por el que el decidió crear esta app enfocada en la celebración de cualquier tipo de acto: cumpleaños, apertura de un establecimiento, celebración de un concierto, etc.
Pese a que la principal función de la aplicación era ofrecer una cuenta atrás del evento, a día de hoy esta plataforma ofrece multitud de herramientas que pueden servirnos de gran utilidad de cara a su celebración. Añadir a tu calendario todos los eventos, personalizar los datos del mismo, compartirlo con tus contactos mediante mensajes, redes sociales o correo electrónico. Además también podrás crear cuentas ascendentes para aniversarios, cumpleaños y demás. Y como era de esperar, planificar la ansiada cuenta atrás que mantendrá en vilo a tus asistentes hasta el día del evento.
Makadu
Creada en Brasil en el año 2014, esta app permite a los usuarios acceder a los horarios de los eventos planificados, enviar preguntas a los ponentes y descargar las diapositivas y documentos utilizados con tan solo un click. El principal fuerte de Makadu es su capacidad de interactuar con los asistentes en tiempo real, permitiéndoles realizar preguntas en cualquier momento de la conferencia y acceder al contenido del ponente.
Su fácil y rápido funcionamiento junto con su sencillo diseño, han sido los principales motivos de que esta app cuente con multitud de seguidores en la actualidad. Los asistentes podrán tener todo el contenido completamente actualizado para acceder a él en cualquier momento.
Eventtia
Creada en 2015, esta aplicación focaliza su objetivo en captar la información de los asistentes a nuestro evento, feria o convención para ofrecerles un servicio personalizado y posteriormente, tras el evento, contar con una base de datos que sirva para realizar el proceso de mercadeo. Ofreciendo experiencias de calidad, Eventtia proporciona herramientas dinámicas, fáciles y flexibles para la planificación del evento.
En la app Eventtia podrás encontrar todo tipo de facilidades: registro online y tickets, cupones de descuento que podrás ofrecer a tu audiencia, gestión de la lista de invitados, realización de encuestas para conocer las preferencias de los asistentes, registro y seguimiento de los mismos, administra las tareas del acto, etc. No obstante, el carácter de unión de esta app facilita a los asistentes que creen nexos de unión entre ellos: involucra a los participantes antes del evento, crea distintos perfiles para networking, genera oportunidades de negocio, facilita lugares para las reuniones… Sin duda alguna, la app ideal para generar amplias redes de contactos para cualquier sector.
EventTwo
Creada en 2013 de la mano de ExpanSoft, una compañía de desarrollo de software especializada en proyectos web de alta tecnología. EvenTwo permite crear apps personalizadas para cada evento. Esta plataforma ofrece miles de diseños que podrás configurar fácilmente, desde la pantalla de inicio, imagen e icono, hasta el color principal de la app.
Las secciones, configurables por el administrador, aportan todo tipo de comodidades al evento: conocer a los ponentes y realizarles preguntas, tener acceso a la agenda, mapas y documentos necesarios para complementar la información, redes sociales, páginas y categorías. Por si fuese poco, el grado de interactividad que ofrecen las apps de EvenTwo a sus asistentes es realmente elevado. Se podrán realizar encuestas, valoraciones, votaciones y grupos de usuarios entre otras muchos elementos.
Pese a contar con apps que ofrecen cantidad de ventajas a nuestro evento, de nada serviría hacer uso de ellas sin antes conocer una serie de consejos que nos ayudarán a potenciar sus utilidades:
- Aportar un valor añadido. Los datos ofrecerán, tanto al organizador como al asistente, información relevante que éstos podrán utilizar para realizar una evaluación del evento. El primero podrá saber, gracias a la app utilizada, el impacto que ha tenido el evento en sus asistentes, mientras que éstos podrán recuperar el conocimiento adquirido durante las jornadas de manera sencilla.
- Que la app forme parte de la estrategia. No solo utilizarla para facilitar el transcurso del evento pero de forma aislada, sino que se integre en las estrategias del organizador utilizando esta herramienta como un valor añadido del acontecimiento. Además, la utilización de la misma app para diversos eventos será un punto a favor para ambas partes ya que les proporcionará un extra de comodidad.
- Ofrecer experiencias al asistente. Experiencias que sean capaces de facilitar el transcurso del evento: realizar preguntas tanto a la organización como a los ponentes, hacer uso de la gamificación y de la realidad aumentada para llegar a un mayor número de asistentes, notificar las novedades del evento, etc.
- Utilizar la comunicación siempre. Antes, durante y después del evento la comunicación para explicar el desarrollo de la app tiene que estar presente. Antes, para darla a conocer y enseñar su funcionamiento y herramientas a todas las personas involucradas en el evento. Durante, para que todos los miembros de la organización puedan resolver las posibles dudas a los asistentes. Y después, para ofrecer a los invitados toda la información resultante de la organización: fotografías, documentos, publicaciones, etc. Asimismo, la organización podrá seguir haciendo uso de la app para evaluar los resultados del evento.
- Dejarse asesorar. Los creadores de la app conocen mejor que nadie su funcionamiento y saben cómo sacarle el mayor partido posible. Que la organización tenga claros los objetivos a cumplir y se deje asesorar por los creadores será lo idóneo. Además, cabe destacar que resulta fundamental simplificar la información que queremos transmitir a los asistentes porque, en este caso, menos es más. Si ofrecemos demasiada información, no conseguiremos llegar de forma directa, mientras que si la concentramos en los aspectos más relevantes, los asistentes la utilizarán de un modo fácil e intuitivo.
